RESUMEN: TECNOLOGÍA DE ESPACIOS ABIERTOS

 

"Cuando escuchas a alguien, quiéralo o no, aquello que dice se convierte en parte de ti.

Un pozo común está creado en el que comenzamos a suspender

nuestras propias percepciones y escuchar las de otras.

En algún momento, comenzamos a reconocer que el pozo común

es más importante que los pozos individuales.

David Bohm

 

Están sentados en un enorme círculo los sesenta funcionarios más importantes de un ministerio del gobierno. Unas risas nerviosas y chistes flojos surgen mientras todos esperan comenzar; nadie tiene la más mínima idea de lo que va a suceder. Las paredes están empapeladas con carteleras que no tienen sentido, menos una pared de diez metros cuadrados, completamente en blanco, con un título: "Plaza de Mercado". El Ministro pronuncia unas veinte palabras de bienvenida y luego presenta, escuetamente, a los Co-Facilitadores, el discurso más corto que jamás ha dado en su vida pública. Enseguida, toma su asiento con los demás. Al principio, los Facilitadores no entran al círculo sino comienzan a caminar lentamente alrededor de el, trazando corporalmente un círculo y enfocando la atención de cada uno en sus compañeros. Después de un largo e incómodo silencio, ellos entran al círculo y uno dice:

 

"Bienvenidos a Espacios Abiertos. Para nosotros es un honor estar con Uds. Cada uno de Uds. sabe mucho más de lo que, en un principio, está dispuesto o capaz de reconocer; necesitamos la sabiduría de todos para lograr el mejor resultado. Lo que producimos aquí va a ser más grande, más profundo y más duradero de lo que hubiera podido producir cualquiera de Uds. por sí solo. Lo que iniciamos ahora va a facilitar la mayor participación con el mayor compromiso y la menor confusión en el menor tiempo posible. Prepárate a sorprenderte."

 

Se ha iniciado una sesión de Tecnología de Espacios Abiertos, una de las metodologías más efectivas para la facilitación de procesos de desarrollo grupal, organizacional y comunitario.

 

¿QUÉ ES LA TECNOLOGÍA DE ESPACIOS ABIERTOS (TEA)? :

 

Aunque está basada en las más modernas teorías de sistemas complejos y de la intervención en grupos grandes, la TEA tiene antecedentes en numerosos capítulos de la historia humana:

 

La TEA es una metodología para facilitar procesos sinérgicos de comunicación y acción, apoyándose y dependiendo de los múltiples recursos inherentes en cada ser humano. La Tecnología de Espacios Abiertos, mediante la creación de las condiciones propicias para un diálogo respetuoso y productivo, es una manera poderosa de unir personas para buscar soluciones a dificultades complejas. Todos los participantes, aun cuando se utiliza la TEA en grupos muy grandes, tienen la oportunidad de compartir sus ideas y percepciones acerca de lo que consideran importante y de asumir la responsabilidad de dichas opiniones. Al hacerlo, descubren nuevas formas de trabajar en equipo y de fomentar el desarrollo de su organización o comunidad.

 

¿CUÁNDO SE UTILIZA LA TEA? :

La Tecnología de Espacios Abiertos es especialmente efectiva con grupos grandes cuando todos los miembros o una buena representación de todos los miembros del sistema están reunidos en el mismo sitio y cuando:

 

  1. El tema es uno que les preocupa o afecta a todos los asistentes.
  2. El conflicto está impidiendo el desarrollo o cambio organizacional.
  3. La situación es compleja y/o existe mucha diversidad entre los participantes.
  4. Hay una necesidad de toma una decisión rápida.
  5. Existe incertidumbre o ambivalencia sobre el resultado deseado.

La TEA no es la intervención más indicada cuando la organización está comprometida con estructuras autocráticas inmodificables y/o existe una gerencia que valora mucho el control sobre los demás.

¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS DE LA TEA? :

El beneficio más tangible es que cada participante se siente dueño de las soluciones acordadas y sus planes de acción subsecuentes. En la gran mayoría de los casos, la TEA arroja resultados como:

 

¿CÓMO FUNCIONA LA TEA? :

Cuando un grupo de personas se reúne en Espacios Abiertos, no hay agenda tradicional, no hay discursos, no hay paneles y no hay protagonismo o liderazgo presumido o asignado. Esta flexibilidad permite que el facilitador contextualice la metodología a las necesidades de las personas y de la colectividad. Según su creador, el Dr. Harrison Owen, existen dos conceptos fundamentales de la TEA: pasión y responsabilidad. Sin pasión nadie se interesa en el proceso y sin responsabilidad, nada se logra.

 

Aunque el procedimiento puede variar según el grupo, generalmente la agenda es creada mediante una convocación general a todos los asistentes para que ellos, a su vez, convoquen diferentes grupos de trabajo sobre los diferentes aspectos del tema central, determinado anteriormente en reuniones preliminares con la gerencia de la organización. Cada "convocador" asume la responsabilidad de "su" tema y del desarrollo del grupo de trabajo que convoca. Una vez desarrollada la agenda, todos los participantes son libres de escoger la sesión o sesiones a las que quieren asistir. De allí en adelante, hasta la hora acordada de terminación, las personas se reúnen a su manera e intensidad, para conversar y generar recomendaciones para acciones relacionadas con el tema bajo consideración. Los grupos, sean grandes o pequeños, rápidamente muestran su capacidad de crear agendas efectivas, resolver dificultades y abordar conflictos.

Los participantes tienen la libertad de salirse, en cualquier momento, de un grupo improductivo para ellos, y pasar a uno más productivo en el cual sí consideran que pueden aprender y/o contribuir más. De hecho, esta es la única norma de TEA: "La Ley del Andariego". Se recalca una y otra vez que es igualmente útil ser "abeja", tenazmente dedicada a una tarea hasta el final, o ser "picaflor", llevando y trayendo ideas y percepciones de diferentes sitios, para el beneficio de todos. Lo que no es aceptable es ser "mariposa", un adorno pasivo que poco aporta y poco se acerca para aprender. Desde un principio se resaltan los cuatro pasos de participación efectiva: estar, atender, compartir y comprometerse.

Participar en Espacios Abiertos es una experiencia novedosa para muchas personas, por su manera de promover cooperación y facilitar el aprendizaje de nuevas formas de estar y trabajar juntas en un ambiente natural y distensionado. Nos recuerda como los seres humanos podemos volver a confiar los unos en los otros y luego gozar los frutos de esa confianza.

 

¿QUÉ SUCEDE CUANDO HAY CONFLICTOS? :

El resultado de todo lo anterior es que rápidamente comienza a desbandarse el grupo conflictivo, distraído, improductivo o dominado por una o dos personas. Generalmente hay aprendizaje de lado y lado y posteriormente las mismas personas pueden volverse a reunir con diferentes procesos grupales. Aun cuando participan personas de diferentes niveles de autoridad y conocimiento, la TEA permite y facilita la participación de todos, aun aquellos que normalmente no tienen la oportunidad de reunirse alrededor de un tema importante para ellos.

 

¿QUÉ DURACIÓN Y TAMAÑO DE GRUPO SE RECOMIENDA? :

La Tecnología de Espacios Abiertos se ha utilizado exitosamente con grupos tan pequeños como de diez personas y tan grandes como de 1500 personas, todos en el mismo salón. Según la complejidad del tema central escogido, puede requerirse desde medio día hasta tres días (consecutivos o espaciados), raras veces más.

 

¿CÓMO ES LA FACILITACIÓN DE LA TEA? :

La "tecnología" de los Espacios Abiertos es sencilla. La gerencia o liderazgo del grupo le da a la reunión su enfoque y su objetivo. Los participantes organizan su propia agenda y son los responsables de los resultados. Sin embargo, este proceso requiere la facilitación de alguien externo al grupo e idóneo en estas técnicas, para asegurar que los espacios y los procesos se mantengan intactos. Según el tipo de grupo y su experiencia en trabajos de equipo, un facilitador puede manejar efectivamente grupos muy grandes o puede optar por usar facilitadores auxiliares (observadores-retroalimentadores) en los grupos de trabajo.

CONCLUSIONES:

Una vez que una persona o una organización haya vivido la experiencia de un trabajo de TEA, se acostumbra a los altos niveles de rendimiento, trabajo en equipo, productividad y creatividad que emergen. Estos procesos luego pueden convertirse en parte de la cultura de la organización en lugar de un suceso puntual. De hecho, debe ser así si la organización quiere lograr los niveles de productividad necesarios para competir en el Siglo XXI.

 

Estamos apenas comenzando a aprender la relación entre estructuras y procesos auto-organizados. Estamos comenzando a tomar conciencia de cómo el liderazgo puede tener y cumplir sus objetivos mientras fluye con los procesos sinérgicos de sus integrantes. Los procesos de la TEA en cualquier organización o grupo requieren de todos la inteligencia, el corazón y el espíritu. Requieren la habilidad de enfocar y concentrarse, de flexibilizar las percepciones y de aprender. Son exigentes física, emocional y espiritualmente porque los procesos sinérgicos pueden ser amenazantes para algunos. También son divertidos, emocionantes y productivos.

 

(Redactado por Gilbert Brenson Lazán y el Open Space Institute - 1998)